MONDRAGONE – “La documentazione non si trova”, “Le carte non sono ancora arrivate”: sono queste alcune delle frasi che più spesso il cittadino si sente ripetere nei pubblici uffici, quando chiede semplicemente di conoscere l’esito di una istanza presentata. Nel Comune di Mondragone, grazie ad una silenziosa ma definitiva rivoluzione digitale, questo pericolo sarà scongiurato per sempre.
L’Ufficio Protocollo si è trasformato nel cuore propulsivo dell’intero Ente, dove il documento cartaceo non solo viene scannerizzato ma assegnato agli uffici in via elettronica, con possibilità di rintracciarlo e di verificare la presa in carico in tempo reale. Per le documentazioni più voluminose e complesse come le pratiche di edilizia privata è in fase avanzata un progetto di acquisizione di tutta la documentazione esclusivamente in via elettronica. A questo si deve aggiungere che ogni ufficio è stato abilitato ad acquisire il protocollo in uscita, semplificando alcuni fasi di vecchia burocrazia, che consumavano giorni inutili.
“Si tratta di una rivoluzione digitale che aumenterà in modo visibile la produttività dell’Ente” commenta l’Assessore Francesco Nazzaro “Non si tratta solo di utilizzare un software diverso, si tratta di cambiare nel profondo una cultura di lavoro, azzerando i tempi morti ed aumentando l’efficienza. I nuovi software consentono – oggi – agli uffici di lavorare meglio e più velocemente. A breve, lo stesso sistema software, consentirà agli utenti di avere cognizione dello stato della propria pratica”.
Da sempre si era abituati ad avere l’idea di un Ufficio Protocollo, come di un ufficio caotico, pieno di carte. Oggi, con la spinta per la de materializzazione, non solo si procede più v velocemente, ma soprattutto si ha il controllo completo sulla trasmissione di un fascicolo o di una istanza. A questo si aggiunga una ulteriore piccola rivoluzione, ovvero la ricezione via email dei fax, in modo tale da risparmiare su carta e toner, ma soprattutto di consentire di ricevere fax in modo continuo, senza pericolo di perdere alcuna comunicazione.
“Non si tratta solo di una rivoluzione digitale” commenta il Sindaco Giovanni Schiappa “ma di una vera e propria rivoluzione culturale. Il Comune di Mondragone sta recuperando molto velocemente un grave ritardo tecnologico, ma nel contempo sta beneficiando di tutte le più avanzate soluzioni in materia di gestione documentale. Anche le determine e le delibere saranno redatte in via telematica, in modo tale da risparmiare carta e tempi morti dovuti alla burocrazia interna. Si tratta di una rivoluzione silenziosa i cui effetti benefici saranno visibili nel lavoro di tutti i giorni”.
